集金業務が毎月8〜10時間短縮。口座登録の負担と、保育料などの未収入金もゼロに！

社会福祉法人にれ福祉会 東月寒にれこども園

北海道札幌市豊平区月寒東3条16-2-36

集金業務を見直したきっかけは「明細書の封入がムダ」と感じたから

− Q1. koufuri+導入以前はどのように集金されていましたか？

大手銀行の口座振替を利用して、保育料や給食費、延長保育料などを集金していました。

エクセルを使って1家庭ごとに算出した請求額を、銀行の口座振替システムに手打ちで登録。引き落とし後は振替結果の詳細ページを明細書として印刷して、封筒に入れて保護者へ手渡ししていました。

思い返すと口座振替システムは、データのインポートができなかったり、登録費目数が少ないために異なる費目を一つにまとめざるを得なかったりと、使い勝手が悪かった。口座登録も、登録用紙の回収や銀行とのやり取りなどの手間を要し、登録完了までに1～2ヵ月もの時間がかかる。運用上のネックでしたが、当時は「これが普通」だと思い込み、課題と認識できていませんでした。

一方で、明細書の封入と手渡しは明確に「ムダだ」と感じていました。この作業だけで2時間かかっていますし、印刷コストもゼロではありません。さらに、東月寒にれこども園とは別に運営している園の集金業務も同じ運用なので、企業全体ではその２倍の業務時間とコストが発生している。そこで集金業務を見直した結果、全体の効率化を図るために「口座振替システムを入れ替えよう」と考えました。

信頼する園長先生の紹介でkoufuri+を導入

−Q2. koufuri+を知った経緯について教えていただけますか？

koufuri+は、他園の園長先生の紹介で知りました。口座振替システムの入れ替えを検討していることを相談したら、エンペイ社が新しい口座振替サービスを展開したことを教えてくれたんです。元々エンペイ社のenpayに注目していたので、koufuri+は「渡りに船」だと感じました。

支払い方法を口座振替と決めていたのは、保護者にかける手間を極力減らしたかったから。enpayは「操作画面がシンプルで使いやすそう」だと魅力を感じていましたが、支払いはオンライン決済サービスがメイン。enpayの導入はそもそも検討外だったのですが、サービス提供元であるエンペイ社に対しては好感を持っていました。

そんなエンペイ社が、私たちが口座振替システムを探しているタイミングで、koufuri+をリリースした。信頼する園長先生からの紹介ということも相まって、導入を検討するに至りました。

保育・教育業界向けに開発されている点もkoufuri+の強み

−Q3. koufuri+導入の決め手は何でしたか？

前述した通り、タイミングが良かったことが大きな理由ですが、他にも２つポイントが挙げられます。

１つ目はコスパの高さ。以前の口座振替の利用料が割引されていたこともあって、koufuri+は安くない印象でした。ただ、額面でなくコスパで捉えればkoufuri+に分がある。利用料が高くなっても、集金作業の工数削減とペーパーレス化によるコストカットで相殺できると考えました。

２つ目は保育・教育業界に特化している点です。銀行の口座振替システムは他業界の企業も利用するので、どうしても私たちの運用と乖離が生じる。対するkoufuri+は保育・教育業界に向けて開発されるいるため、利便性が高いだけでなく、今後の改善も期待できます。私たちの要望や意見を取り入れる可能性があることも、koufuri+の利点だと感じました。

集金業務が8〜10時間ほど削減。保護者の利便性もアップ！

−Q4. 実際にご利用いただき、どのような効果を得られましたか？

毎月の集金業務は、以前と比べて企業全体で8〜10時間ほど削減されました。CSVファイルの読み込みでシステムに入力し直す手間がなくなり、LINEによる一括送信によって明細書の封入も不要。口座登録もスマホで即時に完了できるため、園だけでなく、保護者の負担も激減できました。

効果として意外だったのは、未収入金がゼロになったことです。今まで引き落としできない保護者が数名おり、現場に立つ先生に催促してもらうことも。場合によっては電話で振込をお願いするなど、物理的にも精神的にも重荷となっていましたが、koufuri+導入後は催促する必要自体がなくなったのです。

もちろん、今後は未収が発生する可能性もありますが、その際もLINEで自動案内できるので手間要らず。支払いもコンビニ払い可能なので、保護者もスムーズに対応できるでしょう。事務員の生産性向上をしながら、保護者の利便性を高められた点も成果だと思います。

また、導入後もkoufuri+の担当者とコミュニケーションを取れるのもうれしいところ。安心して利用できますし、パートナーとして私たちの要望も真摯に受け止めてもらえている。本当に「koufuri+を導入して良かった」と感じています！

お話を伺った方： 社会福祉法人にれ福祉会 東月寒にれこども園 園長　松本 優雅 様 事務担当　中田 力哉 様