■「利用終了」とは
「利用終了」とは、卒業や転校、卒園や退園など、今後請求を行わない利用者を非表示にするための設定です。
卒業生や卒園生へ誤って請求することを防ぎたい場合、卒業生や卒園生を非表示にしたい場合などにご活用ください。
利用終了にした利用者は以下のように制御されます。
- 新しく請求を登録することができなくなります。
- 以下の画面・機能で表示がされなくなります。
- 「利用者管理」画面の一覧
- 利用者登録用のCSVテンプレート
- 「請求入力」画面から請求登録する際、請求を登録する利用者を選択するモーダル
- 請求登録用のCSVテンプレート
なお、利用終了にしても以下の画面での表示や機能においては、変わらずご利用が可能です。
- 集金状況画面での表示（過去に請求済みの分）
- 未払い分の再請求LINE送信、未払い分のコンビニ支払い用PDF出力
- 請求データ出力（過去に請求済みの分）
- 請求入力画面での表示（過去に請求済みの分）
■利用者を利用終了にする手順
1. 利用者管理画面に移動します
左サイドメニューの「利用者管理」をクリックします。
2. 利用終了にしたい利用者の編集ポップアップを表示します
利用終了にしたい利用者の行にある、右側のペンシルマークをクリックします。
3. ポップアップ内の「利用状況」で「利用終了」を選択し、保存します
「利用状況」で「利用終了」を選択し、「保存」をクリックしてください。
確認のポップアップが表示されるので、問題なければ「保存」をクリックしてください。
利用終了にするには、
- 締め処理をしていない請求のうち該当利用者の分を削除する
もしくは
- 該当の請求が登録されている月の締め処理を行ってから、利用終了にする
のいずれかのご対応をお願いいたします。
4. 利用終了の状態になります
画面上部に「利用者情報を保存しました」と表示され、該当の利用者が一覧に表示されなくなれば、利用終了になっています。
■利用終了にした利用者を確認する
1. 利用者管理画面に移動します
左サイドメニューの「利用者管理」をクリックします。
2. 画面上部のタブで「利用終了」をクリックします
3. 利用終了の利用者が一覧で表示されます
■利用終了の利用者を利用中に戻す
1. 利用中に戻したい利用者の編集ポップアップを表示します
利用中に戻したい利用者の行にある、右側のペンシルマークをクリックします。
2. ポップアップ内の「利用状況」で「利用中」を選択し、保存します
「利用状況」で「利用中」を選択し、「保存」をクリックしてください。
3. 利用中の状態に戻ります
画面上部に「利用者情報を保存しました」と表示され、該当の利用者が「利用中」タブの一覧に表示されるようになっていれば、利用中に戻っています。
■利用者を一括で利用終了にする
年度代わりの卒業・卒園のタイミングなど、利用者を複数人一括で利用終了にしたい場合は、CSVテンプレートを利用することで、一括で利用終了にすることができます。
1. CSVテンプレートをダウンロードします
「利用者の一括登録」から「テンプレート(CSV)を出力」をクリックします。
2. 利用終了にしたい利用者の「利用状況」列に「利用終了」と入力します
「利用状況」の列に「利用終了」と入力します。
以下の例では「口振一朗」さんを利用終了にしています。
3. 編集したCSVファイルをkoufuri+に登録します
「利用者の一括登録」から「CSVファイルで一括登録」をクリックし、先ほど編集したCSVファイルを選択します。
CSVで利用終了に変更する場合、以下のような確認のポップアップが表示されます。
内容を確認し、問題なければ「利用状況を変更して取り込む」をクリックしてください。
4. 対象の利用者が利用終了の状態になります
画面上部に「一括登録しました」と表示され、該当の利用者が一覧に表示されなくなれば、利用終了になっています。
