■集金状況とは
koufuri+での「集金状況」は、利用者の支払状況を確認したり、再請求LINEや紙の請求書を発行するための画面となります。
koufuri+では請求入力が完了して締め処理を実施すると、登録した請求はロックされ更新ができなくなります。以降は支払状況の確認や、支払いを行わない利用者への再請求等を行うことがメインの業務となりますが、その際に使用する画面が「集金状況」画面です。
■集金状況画面の使い方
以下に画像内の番号に関する説明を記載いたします。
基本的な画面の構成は請求入力画面とほとんど同じ構成となっています。
請求入力画面と比べて新たに追加された要素は、以下の4つです。
①支払状況のステータス表示
支払いステータスが表示されます。
支払いステータスは以下の3つに分けられ、利用者は必ずいずれかに属します。
- 未払い
- 口座振替、コンビニ決済問わず、支払いが完了していない利用者を指します。
- 処理中
- 締め処理を行った直後に、口座振替の手続きが完了している方がこのステータスになります。
- 月末に実施される口座振替の結果反映までは、処理中のままになります。
- 結果が反映され次第「未払い」か「完了」のどちらかに変更されます。
- 完了
- 口座振替、コンビニ決済問わず、支払いが完了した利用者を指します。
②再請求メッセージの最終送信時間
- 未払いの利用者がLINE登録まで完了している場合に、アイコンが表示されます。
- マウスオーバーをすると、以下画像のように最後にLINEの再請求メッセージが送信されたのかを確認することが出来ます。
③LINE再請求メッセージの送信ボタン
LINE連携が完了している利用者様については、「未払い」状態の場合、以下のようなボタンが表示されます。
「再請求」を押すと以下のような送信確認ポップが表示されます
送信先の利用者名と注意書きを確認し、問題がなければ「再請求する」ボタンを押してください。
ボタンを押すと、再請求LINEメッセージの送信が完了します。
利用者様、もしくはその保護者様から、コンビニ払いの支払期限が切れてしまったという問い合わせがあった場合は、この機能を使用してLINEメッセージの再送を行ってください。
④紙の請求書発行ボタン
- LINEの連携状況に関わらず、利用者様のステータスが「未払い」の場合は、以下のような紙の請求書発行ボタンが表示されます。
- 「紙で請求」ボタンを押すと、紙の請求書が別画面で表示されます。
- 紙の請求書はLINE登録用紙と同様に、pdfで共有するか、印刷して支払い者様に直接お渡しください。
- 紙の請求書を使用する場合の請求方法は、コンビニ決済のみとなります。
- LINE連携済みの利用者様は、LINE再請求メッセージもご利用いただけます。紙の請求書は、LINE未連携の利用者様やその他必要に応じて発行してください。
③LINE再請求メッセージ、④紙の請求書発行の一括対応について
- LINE再請求メッセージの送信・紙の請求書発行は、対象の利用者様に向けて、それぞれ一括でご対応いただけます。
- 未払いタブの「一括請求」ボタンより、「LINEで一括再請求」または「請求書一括出力」をクリックしてください
■【処理中】のステータスについて
口座振替手続きを完了されている方に対して請求情報を登録し、締め処理を開始した場合、口座振替の引き落とし結果が反映されるまでは、【処理中】のタブに利用者情報が表示されます。
処理中のステータスになっている利用者様の情報は、月末の結果反映のタイミングで、【未払い】もしくは【完了】タブに移動します。
- 引き落としが失敗した方は【未払い】に移動
- 引き落としが成功した方は【成功】に移動
引き落としが失敗した利用者への再請求について
引き落としが失敗した利用者様は、口座振替結果反映予定日のうちに、【処理中】のステータスが【未払い】に自動で変更されます。
このタイミングで、利用者と連携しているLINEアカウントに対して、再請求メッセージが自動的に送信されます。
再請求手数料を保護者様負担にする旨を弊社までお伝えいただいている場合は、再請求手数料も自動的に追加した状態で、再請求メッセージを送信することが可能です。
(自動付加される金額についてご確認が必要な場合は、koufuri-plus-inquiry@enpay.co.jp までお問い合わせください。)