集金トラブルがゼロに！ 毎月50時間の工数削減も実現し、職員の残業時間も減少
学校法人湊川相野学園 湊川短期大学附属北摂中央幼稚園
兵庫県三田市すずかけ台2-16
口座振替＋現金集金による手間とコストにジレンマ
− Q1. koufuri+導入以前はどのように集金されていましたか？
以前は大手銀行の口座振替を利用しており、保育費や教育費などに加えて学習教材費や行事費なども集金していました。ただ、口座未登録期間や引き落としができなかった場合は、現金でお支払いいただいており、どうしても一定以上の現金取扱が発生していたのです。
例えば、口座登録では毎年100人中20名ほど書類不備や印鑑相違があり、長いと登録までに2〜3ヵ月間かかっていました。引き落とし不能も毎月10件ほど発生。未支払い期間が3ヵ月も続くケースもありました。
現金での集金は手間もかかりますし、集金が終わるまで園で保管していたため紛失などのリスクも伴います。また、小銭が大量に集まるため法人口座の入金にも手数料が発生する。経済的な負担もかかっていたのです。
当時は「集金業務をどうにか改善したい」と考える一方で「これが普通」だと思い込んでおり、大きなジレンマを感じつつも、園の課題と認識できていませんでした。
集金トラブル増加で集金の業務改善に着手
−Q2. koufuri+を検討した経緯について教えていただけますか？
学校法人湊川相野学園では他にも幼稚園や保育園を経営しており、法人全体で集金業務のトラブル増加がkoufuri+導入のきっかけでした。
トラブル数自体は多くないものの、現金だと「払った／払っていない問題」が発生する恐れがある。直接の支払いをお願いしていても、園児のカバンに入れる保護者もおり、トラブルが起こりやすい状況でした。当然、園にとって保護者からの信頼は非常に重要。大きな問題へと発展する前に、集金業務の改善策を模索し始めました。
まずICT関連で園と取引のある企業に相談し、口座振替系のサービスを紹介してもらいました。ただ、保育施設向けではないため、園で運用していくことを考えると決め手に欠けていました。また、保育施設・幼稚園向けの展示会にも参加しましたが、ちょうど良いサービスは見つかりませんでした。
そんな時、たまたま集金業務支援サービス「enpay」について知りました。職員の子どもが通う園で導入しており、「便利だ」と教えてもらったのです。enpayのHPを見ると、とても使い勝手が良さそうだったためすぐに問い合わせをしました。そこで集金業務について相談したところkoufuri+を提案されて、導入するに至りました。
集金リスク低減だけでなく労働環境の改善にも有効
−Q3. koufuri+導入の決め手は何でしたか？
koufuri+導入の決め手となったのは、やはり現金取扱がなくなり、集金トラブルを抑制できる点です。また、現金を園で保管したり、金額の数え違いやお釣りの間違いといった人的ミスがなくなったりと、リスク低減に役立つのもポイントでした。
加えて事務の作業を効率化できる点も魅力でした。現金の受け渡しや集計は発生せず、銀行への入金作業も不要。それまでは毎月の請求額や未納分の催促を紙ベースで行っていましたが、koufuri+ならLINEでのメッセージ送信だけで済みます。
請求書および明細の印刷や封入など細々とした作業を省け、工数削減を期待できる。事務員だけでなく、クラス担任が担っていた集金業務もなくせるため、人件費を踏まえると費用対効果は高いと思いました。
他園の園長も同様の考えで、業務効率化できる点を高く評価していました。koufuri+導入を起案した際も多くの園長が職場環境の改善を強く意識しており、「集金業務がスマートになって、担任や事務員の残業が少しでも減るなら」と納得してくれました。
集金トラブルがゼロに！ 最大50時間の工程時間も削減
−Q4. 実際にご利用いただき、どのような効果を得られましたか？
現金取扱がほとんどなくなったため、問題であった集金トラブルがゼロになりました！ 集金業務に要していた工程時間を大きく削減できたのも成果です。具体的には事務員で約10時間、担任9名もそれぞれ数時間ほど短縮。合計で50時間も削減でき、残業時間を減らすことができました。
引き落とし失敗数が減ったのも見逃せません。以前は金融機関を指定していたため、園の支払い用に口座を新規開設していただいていた保護者もおり、残額不足で引き落としに失敗してしまうケースがありました。しかし、koufuri+は大半の銀行と連携しているので、メインバンクを支払い口座に設定できる。結果、残額不足での引き落とし不能が減少したのです。
正直に言いますと、以前は園だけでなく保護者も現金集金をネガティブに捉えていました。現金を用意するのも受け取るのも手間ですし、互いにとってストレスだったと思います。それが今はLINEで未納を知れ、コンビニで手軽に払うことが可能。保護者にとってもうれしいところでしょう。
もちろん、支払い口座の自由度が増したことや、スマホから請求額の内訳や過去の支払い履歴を知ることができるのも保護者にとって大きなメリット。そういう意味ではkoufuri+の導入は園だけでなく保護者にも喜ばれているはず。幼稚園や認定こども園を運営している方で私たちと同じような課題を抱えているなら、ぜひオススメしたいサービスです。
お話を伺った方： 学校法人湊川相野学園 湊川短期大学附属北摂中央幼稚園 園長 原口 富美子 様 事務担当 中尾 宏子 様