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1/10以下に工数削減。「集金業務をしない日」が生まれ、経営業務の質も向上
株式会社陽光 陽光学院
神奈川県川崎市中原区木月2-2-28
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現金のリスクをゼロに！保護者に手間をかけない決済手段を希望
− Q1. koufuri+導入以前はどのように集金されていましたか？
現金管理に限界を感じたことが、koufuri+導入のきっかけでした。以前は現金と口座振替・振り込みで、授業料や諸費用などを集金。現金集金の割合は半数ほどで、相応に手間がかかるものの、問題なく対応できていました。
しかし、塾の経営が軌道に乗って、授業料などが増えると比例して取り扱う現金も増加。特に夏期講習の時期は、生徒がまとまったお金を持ってくる。数十名の生徒から一人当たり10万円以上を集金していましたが、当時はその現金をロッカーに入れて保管しており、非常にリスクの高い管理方法だったんです。
もちろん警備保障会社と契約するなど防犯対策は実施し、セキュリティにも気を遣っていました。しかし、それでは問題の根本的な解決になってない。現金を取り扱うリスク自体をなくすためには「集金を完全にキャッシュレス化するしかない」と考えるようになりました。
初めは既に運用していた口座振替・振り込みに統合しようとも思いました。ただ、口座の登録の手続きに手間がかかり、保護者への負担が大きい。より手軽な決済サービスを導入したいと思ってWEBで探した結果、koufuri+を発見。シンプルで保護者にとっても使い勝手が良さそうであったため、「これなら問題ない」と直感し、すぐに契約しました。
導入の決め手は、LINE経由の手軽さと良心的なコスト
−Q2. 導入を決意された決め手を教えていただけますか？
koufuri+導入の決め手は、LINE経由で保護者とやりとりができることです。LINEならほとんどの保護者が普段から利用していると思うので、インストールの手間をかけない。さらに、支払い案内をメッセージで送れ、引き落としができなかった場合も自動で通知してくれる。保護者に再請求の対応をせずに済むのは、ありがたいと思いました。
コストが比較的リーズナブルなのも後押しになりました。当初はクレジットカード決済も検討していましたが、手数料が高かったために断念。対するkoufuri+はそこまで費用が高くなく、候補であった塾専用の集金ツールと比べて良心的なのも好印象でした。
保護者にとって利便性が高い点もポイントでした。わざわざ銀行に足を運ばなくてもスマホから口座振替が可能。万が一残高不足で振替できなかった場合でもコンビニで支払える上、請求の明細や支払履歴もスマホから確認できます。
当塾だけでなく保護者にも利点があるため、「現金集金を止める」と言ってもネガティブにならないだろうと感じていました。
集金業務の工数は体感1/10以下に！経営業務の質もアップ
−Q3. 実際にご利用頂き、どのような効果を得られましたか？
導入の効果としては、現金管理がなくなったことが第一に挙げられます。現金の取り扱いが廃止されて、盗難・紛失のリスクがゼロになり、従業員が現金を受け取る必要もなくなりました。従業員は現金を預かることにストレスを感じていたと思うので、解消できて良かったと思っています。
さらに、集金業務を効率化できたのも導入のメリットです。以前は生徒から現金を受け取ったら、その場で受領日時を書いて捺印して月謝袋を返却していました。さらに集計の消し込み作業は夜にまとめて行い、管理用のExcelファイルに登録。支払額に誤りがあったら保護者に連絡し、翌月分で過不足分を調整するなど、集金から会計まで煩雑な業務となっていました。
しかし、koufuri+導入後は一連の業務が簡素化。業務の大半が自動化され、大幅に工数を削減されました。体感では集金業務の工数が1/10以下になり、月のほとんどを「集金業務をしなくて良い日」にできました。
これまでは経営業務と集金業務を同時にこなしていたので、やるべきことが混ざり、両業務とも効率化が難しかった。しかし、koufuri+導入によって経営業務と集金業務を切り分けることができたことで、工数削減に成功しただけでなく、経営業務の質も高められました。そう言う意味では、事業レベルで大きな効果を得られたと感じています。
保護者から「すごい」と称賛！アフターサポートにも満足
−Q4. 保護者の皆さまの反応やkoufuri+のサポートはいかがでしたか？
保護者の皆さまからは概ね好評だと思います。正直に言うと導入前は支払いの切り替えが上手くいくか不安でしたが、保護者約170名の8〜9割が2〜3週間ほどで対応。驚くほどスムーズにkoufuri+に登録いただけました。
対応いただいた保護者からはkoufuri+に対して肯定的な意見をいただいていませんが、否定な意見もいただいていないため、満足いただけているのだと思います。一方で、導入後に入塾した生徒の保護者からは「スマホで口座登録や請求が届くなんて、すごいですね」という声もいただいています。
koufuri+のサポートに対しても、特に不満はありません。何度か困って問い合わせをしましたが、すぐに連絡をいただけ、当日中に連絡が来なかったことはありませんでした。 加えて、授業料などの締日を忘れないようにリマインドのメッセージが届くことも助かっています。
当初はネット上で完結するサポート体制に不安を感じていましたが、今では「何があっても大丈夫だ」と安心しています。
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お話を伺った方： 株式会社陽光 陽光学院 塾長 菅野 伸一 様
