■利用者とは
「利用者」とは、koufuri+を導入している企業、施設、事業者が提供しているサービスを「直接利用している方々」を指します。
例えば
- 保育園 → 園児
- 幼稚園 → 園児
- 小中高大学 → 生徒
- ジム、習い事 → 通っている本人
などを主に想定しています。
「利用者」を登録する際は、園児や生徒など、サービスを直接利用されている方のお名前をご登録ください。
■CSVテンプレートについて
利用者の登録には「CSV」という形式のファイルを、koufuri+の管理画面で読み込んでいただく必要があります。拡張子は「.csv」です。
登録用のCSVフォーマットはkoufuri+の管理画面からダウンロードが可能です。 一からユーザー様の方で自作する必要はありませんので、ご安心ください。
■利用者の新規登録方法
利用者を新規登録する方法を解説いたします。
※利用者情報を更新する方法は、このページの後半にある をご覧ください。
1. 登録用CSVテンプレートをダウンロードします
まず右上にある「利用者の一括登録」ボタンをクリックします
クリックするとメニューが開くので「テンプレート(CSV)を出力」をクリックしてください。
クリックするとCSVテンプレートのダウンロードが開始されます。
ダウンロードが完了したら、EXCELでファイルを開いてください。
2. CSVテンプレートを編集していきます
ダウンロードしたCSVテンプレートをEXCELで開くと、このように表示されます。
既に利用者が登録されている場合、以下のように登録済みの利用者の情報が載っています。 追加登録をする場合は、この部分（以下の例では2行目〜4行目）を削除してから、追加登録する利用者の情報を入力して登録してください。 ※1行目は絶対に削除・変更しないでください。
CSVフォーマットには予め以下の5つの列が定義されています。
この定義は絶対に変更しないでください。
項目一覧
必須・任意 | ||
利用者ID | ※新規登録の場合は空欄 | ※新規登録の場合は空欄にしてください。 |
利用者コード | 任意 | ・利用者コードを入力します（利用者コードについては 利用者コードについて をご覧ください）
・1つの事業者内で、重複する利用者コードは登録できません。必ず利用者ごとに一意になる値を登録してください。
・重複している行があると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。
・登録しない場合は空欄でも構いません。 |
利用者の姓 | 必須 | ・登録する利用者の名字を入力します。
・入力されていない行があると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。 |
利用者の名 | 必須 | ・登録する利用者の下の名前を入力します。
・入力されていない行があると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。 |
コース・クラス | 任意 | ・紐付けたい場合は、事前に コース・クラス登録 の章で作成したコース・クラス名をそのまま入力します。
・複数のコース・クラスを紐付けることも可能です。
※複数紐付ける場合は もも,さくら のように、半角カンマで連続して入力してください。
・存在しないコース・クラス名が入力されていると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。
・登録しない場合は空欄でも構いません。 |
利用状況 | 必須 | ※新規登録の場合は「利用中」を入力してください。 |
2.1. 具体的な入力例
このように入力していただければ問題ありません。
登録したい利用者分、下の行に利用者情報を追記ください。
最後に、編集内容の保存を忘れないようご注意ください。
■Windowsで「別名で保存」「名前を付けて保存」で保存する方法 「別名で保存」「名前をつけて保存」からも保存は可能ですが、保存の際に選択するフォーマットにご注意ください。(以下画像を参照ください)
■Macで「名前を付けて保存」で保存する方法
Macの場合も「ファイル形式」の選択肢から「CSV UTF-8(コンマ区切り)(.csv)」を選んでから保存してください。
3. 編集したCSVをkoufuri+に登録します
CSVの編集が完了したら、登録作業を進めていきます。
再度「利用者の一括登録」ボタンを押していただき、次は「CSVファイルで一括登録」のボタンをクリックしてください。
一括登録ボタンをクリックすると、ファイル選択用のポップアップが表示されますので、先程編集したファイルを選択して、右下の「開く」を押します。
3.1. CSVを取り込んだ時の結果表示について
CSVを取り込んだ際に、結果を知らせるポップアップが表示されます。
表示内容は主に以下3種類に分かれます。
- CSVファイルに何も入力せずに登録した場合
このポップアップが表示された場合、利用者の登録はできていません。
CSVファイルの中身を編集し、再度登録を行ってください。
- CSVの内容にエラーがある場合
CSVの内容にエラーがあると以下のような表示がされ、利用者の登録は全件失敗します。
※エラーの一覧と対応方法
エラー表示 | 対象の項目 | 対応方法 |
存在しない利用者IDです。正しい利用者IDを入力してください。 | 利用者ID | 新規登録の場合は、利用者IDは空欄にしてください。 |
利用者IDが重複しています。1ファイル内で同じ利用者IDを2行以上入力しないでください。 | 利用者ID | 新規登録の場合は、利用者IDは空欄にしてください。 |
利用者コードは半角英数字、ハイフン、アンダースコアのみで入力してください。 | 利用者コード | 利用者コードは半角英数字、ハイフン、アンダースコアのみで入力してください。 |
利用者コードが{{重複している人の姓名}} さんと重複しています。他の利用者と異なる利用者コードを入力してください。 | 利用者コード | 既に登録済みの利用者と重複する利用者コードを登録しようとしています。他の利用者と同じ利用者コードにならないよう、利用者コードを修正してください。 |
CSVファイル内で利用者コードが重複しています。他の利用者と異なる利用者コードを入力してください。 | 利用者コード | CSVファイル内に重複する利用者コードがあるため、他の利用者と同じ利用者コードにならないよう、利用者コードを修正してください。 |
利用者コードは255文字以内で入力してください。 | 利用者コード | 利用者コードを255文字以内で入力してください。 |
利用者姓は255文字以内で入力してください。 | 利用者姓 | 利用者姓を255文字以内で入力してください。 |
利用者名は255文字以内で入力してください。 | 利用者名 | 利用者名を255文字以内で入力してください。 |
利用者姓を入力してください。 | 利用者姓 | 利用者姓は空欄にならないよう、必ず入力してください。 |
利用者名を入力してください。 | 利用者名 | 利用者名は空欄にならないよう、必ず入力してください。 |
利用状況には「利用中」または「利用終了」を入力してください。 | 利用状況 | 新規登録の場合は、「利用中」を入力してください。 |
- 利用者の登録が成功した時
このポップアップが表示されていれば、登録は成功です。 画面に利用者情報が反映されていることをご確認ください。
4. 利用者の登録が反映されていることを確認します
利用者管理画面に、登録した利用者の情報が以下のように表示されていれば、登録は成功です。
それぞれの表示内容は以下をご参照ください。
①利用者名
登録した利用者の姓名が表示されます。
②利用者に紐付けたコース・クラス名
利用者登録時に設定したコース・クラス名が表示されます。
複数設定も可能です。
③連携状況表示
LINE連携、口座振替連携が完了している利用者の場合は、専用のマークが表示されます。
LINE連携
口座振替連携
④編集ボタン
押すと、利用者編集用のポップアップが表示されます。
詳細は を御覧ください。
⑤連携用紙印刷ボタン
押すと、LINE連携用紙が表示されます。
※利用者コードは④の編集ボタンを押すと開くポップアップで確認できます。
■利用者の編集方法
利用者情報を更新する方法を解説いたします。
※利用者を新規登録する方法は、このページの前半にある をご覧ください。
1. 登録用CSVテンプレートをダウンロードします
まず右上にある「利用者の一括登録」ボタンをクリックします
クリックするとメニューが開くので「テンプレート(CSV)を出力」をクリックしてください。
クリックするとCSVテンプレートのダウンロードが開始されます。
ダウンロードが完了したら、EXCELでファイルを開いてください。
2. CSVテンプレートを編集していきます
ダウンロードしたCSVテンプレートをEXCELで開くと、以下のように表示されます。
登録済みの利用者情報が載っていることをご確認ください。
CSVフォーマットには予め以下の5つの列が定義されています。
列の入れ替えや削除、1行目を編集することは絶対にしないでください。
項目一覧
必須・任意 | ||
利用者ID | 必須 | ・利用者情報の更新の場合、利用者IDは必須です。
・この列は絶対に編集しないでください。 |
利用者コード | 任意 | ・利用者コードを入力します（利用者コードについては 利用者コードについて をご覧ください）
・1つの事業者内で、重複する利用者コードは登録できません。必ず利用者ごとに一意になる値を登録してください。
・重複している行があると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。
・登録しない場合は空欄でも構いません。 |
利用者の姓 | 必須 | ・登録する利用者の名字を入力します。
・入力されていない行があると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。 |
利用者の名 | 必須 | ・登録する利用者の下の名前を入力します。
・入力されていない行があると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。 |
コース・クラス | 任意 | ・紐付けたい場合は、事前に コース・クラス登録 の章で作成したコース・クラス名をそのまま入力します。
・複数のコース・クラスを紐付けることも可能です。
※複数紐付ける場合は もも,さくら のように、半角カンマで連続して入力してください。
・存在しないコース・クラス名が入力されていると、利用者の登録は全件失敗扱いになります。
・登録しない場合は空欄でも構いません。 |
利用状況 | 必須 | ・「利用中」または「利用終了」を入力してください。
・「利用終了」については利用者を「利用終了」にする をご覧ください。 |
更新したい利用者の行を、更新したい項目のみ編集してください。
2.1. 具体的な入力例
上記のように入力していただければ問題ありません。
最後に、編集内容の保存を忘れないようご注意ください。
■Windowsで「別名で保存」「名前を付けて保存」で保存する方法 「別名で保存」「名前をつけて保存」からも保存は可能ですが、保存の際に選択するフォーマットにご注意ください。(以下画像を参照ください)
■Macで「名前を付けて保存」で保存する方法
Macの場合も「ファイル形式」の選択肢から「CSV UTF-8(コンマ区切り)(.csv)」を選んでから保存してください。
3. 編集したCSVファイルをkoufuri+に登録します
CSVの編集が完了したら、登録作業を進めていきます。
再度「利用者の一括登録」ボタンを押していただき、次は「CSVファイルで一括登録」のボタンをクリックしてください。
一括登録ボタンをクリックすると、ファイル選択用のポップアップが表示されますので、先程編集したファイルを選択して、右下の「開く」を押します。
3.1. CSVを取り込んだ時の結果表示について
CSVを取り込んだ際に、結果を知らせるポップアップが表示されます。
表示内容は主に以下3種類に分かれます。
- CSVファイルに何も入力せずに登録した場合
このポップアップが表示された場合、利用者の登録できていません。
CSVファイルの中身を編集し、再度登録を行ってください。
- CSVの内容にエラーがある場合
CSVの内容にエラーがあると以下のような表示がされ、利用者の登録は失敗します。
※エラーの一覧と対応方法
エラー表示 | 対象の項目 | 対応方法 |
存在しない利用者IDです。正しい利用者IDを入力してください。 | 利用者ID | 利用者IDの欄は編集しないようお願いいたします。
わからなくなってしまった場合は、テンプレートを再度ダウンロードしてください。 |
利用者IDが重複しています。1ファイル内で同じ利用者IDを2行以上入力しないでください。 | 利用者ID | 同じ利用者は1ファイル内で1行にしてください。 |
利用者コードは半角英数字、ハイフン、アンダースコアのみで入力してください。 | 利用者コード | 利用者コードは半角英数字、ハイフン、アンダースコアのみで入力してください。 |
利用者コードが{{重複している人の姓名}} さんと重複しています。他の利用者と異なる利用者コードを入力してください。 | 利用者コード | 既に登録済みの利用者と重複する利用者コードを登録しようとしているため、他の利用者と同じ利用者コードにならないよう、利用者コードを修正してください。 |
CSVファイル内で利用者コードが重複しています。他の利用者と異なる利用者コードを入力してください。 | 利用者コード | CSVファイル内に重複する利用者コードがあるため、他の利用者と同じ利用者コードにならないよう、利用者コードを修正してください。 |
利用者コードは255文字以内で入力してください。 | 利用者コード | 利用者コードを255文字以内で入力してください。 |
利用者姓は255文字以内で入力してください。
利用者名は255文字以内で入力してください。 | 利用者姓、利用者名 | 利用者姓または利用者名を255文字以内で入力してください。 |
利用者姓を入力してください。
利用者名を入力してください。 | 利用者姓、利用者名 | 利用者姓と利用者名は空欄にならないよう、必ず入力してください。 |
利用状況には「利用中」または「利用終了」を入力してください。 | 利用状況 | 「利用中」または「利用終了」を入力してください。 |
- 利用者の登録が成功した時
このポップアップが表示されていれば、登録は成功です。 画面に利用者情報が反映されていることをご確認ください。
4. 編集内容が反映されていることを確認します
先程編集した内容が一覧画面にも表示されているか確認をお願いします。
保存した内容が表示されない場合は
- 一度ログアウトをしてしばらくしてから再度確認をする
- ページを更新する
- しばらくしてからページを更新する
などをお試しください。